Często obserwowanym zjawiskiem w dystrybucji ubezpieczeń, jest nieprzestrzeganie obowiązujących zasad przy obsłudze klientów i zawieraniu ubezpieczeń. Chodzi o ustawowe regulacje, które określają jakie czynności mogą wykonywać osoby posiadające uprawnienia do wykonywania czynności agencyjnych a jakie inne osoby zatrudnione np. w agencji. Często o tym się zapomina w codziennym działaniu, ale zdarza się, że i celowo pomija. Na pierwszy rzut oka wydaje się, że wszystko jest jasne i proste, określone w artykule 4 ustawy o dystrybucji ubezpieczeń. Bo ustawa ta jasno określa, czym jest dystrybucja ubezpieczeń, czym nie jest oraz kto może być dystrybutorem, ale w praktyce nie wszystko okazuje się takie proste. Stąd krótkie przypomnienie, wyjaśnienie, co i komu wolno, a czego nie wolno robić.
Skutki nielegalnego wykonywania czynności agencyjnych
Wspomniana ustawa o dystrybucji ubezpieczeń precyzyjnie i jasno określa zasady wykonywania czynności agencyjnych. Mogą je wykonywać tylko osoby posiadające uprawnienia do ich wykonywania, zarejestrowane w Rejestrze Agentów Ubezpieczeniowych (RAU UKNF) oraz posiadające aktualne pełnomocnictwo zakładu ubezpieczeniowego, a w multiagencji upoważnienie do wykonywania takich czynności. Sposób zdobywania uprawnień, rejestracji, udzielania pełnomocnictw i upoważnień, precyzyjnie zostały ustawowo określone.
Jak już wspomniałem – przez nieuwagę, czasem celowo – czynności agencyjne faktycznie wykonują osoby nieposiadające takich uprawnień. Jakie skutki mogą wywoływać takie praktyki? Są one różnorodne, od wytknięcia błędu przez nadzór, ukarania w skrajnych przypadkach, aż po nieważność umowy ubezpieczenia – w określonych sytuacjach – zawartej przez nieupoważnioną osobę. A to może pociągać za sobą już bardzo określone dla agenta skutki nie tylko finansowe.
Praktyki szkoleniowe a uprawnienia agencyjne
Szczególnym przypadkiem są sytuacje, w których nowe osoby jeszcze przed nabyciem uprawnień zdobywają odpowiednie doświadczenie w agencji. I czy podczas takiej praktyki – przyuczenia do zawodu – nie wykonują czynności dystrybucyjnych bez uprawnień. W Alwis&Secura mamy specjalną umowę o szkoleniu, w której wyznaczona jest osoba do szkolenia, nadzorująca wykonywane czynności praktykanta oraz wyraźny zakaz wykonywania czynności agencyjnych. Wszystkie osoby niespełniające ustawowych wymogów do wykonywania czynności agencyjnych – w tym szkolące się – powinny ograniczać się tylko do wykonywania czynności wspierających, pomocniczych, czyli poza czynnościami ściśle określonymi w artykule 4 ustęp 1 UDU. W żadnym przypadku takie osoby nie powinny angażować się w żadne czynności dystrybucyjne np. spraw dotyczących rozpoznania potrzeb klienta, składania mu ofert, uzgadniania szczegółowych klauzul itd.
Czy jest to możliwe do wykonania w agencji, gdzie zatrudniona jest np. osoba wykonująca czynności biurowo techniczne. Praktycznie wykonuje ona wszystkie czynności zwłaszcza pod nieobecność agenta, w tym prawdopodobnie także te wchodzące w zakres czynności agencyjnych. Często agent nie zgłasza celowo takiej osoby do zdobycia uprawnień i rejestracji, aby nie odeszła po ich zdobyciu. Podobnie jest, jeśli agentowi pomaga ktoś z rodziny. Niezależnie od wszystkiego, te dwa typy działalności w praktycznym funkcjonowaniu agencji muszą być bezwzględnie rozdzielone. I jest to możliwe przy zachowaniu wielkiej ostrożności, uwagi i prawidłowym ustaleniu wszystkich procesów dystrybucyjnych w agencji.
Konsekwencje lekceważenia przepisów
Swoje uwagi dedykuję w szczególności tym, którzy o tym zapominają, albo celowo te obowiązki lekceważą. Skutki takich działań mogą być bardzo bolesne dla dystrybutora, np. podczas kontroli, skargi do Rzecznika Finansowego, składanych reklamacji i skarg czy spraw sądowych o odszkodowania. Ponadto musimy zawsze pamiętać o podstawowym obowiązku każdego dystrybutora, zapewnieniu klientowi jak najlepszej ochrony ubezpieczeniowej w zaproponowanym ubezpieczeniu. A to w praktyce w największym stopniu zależy od osoby wykonującej czynności agencyjne: jej kompetencji, doświadczenia i wiedzy. Osoba posiadająca uprawnienia do wykonywania czynności agencyjnych musi dawać gwarancję wysokiej jakości świadczonych usług, profesjonalizmu i bezpieczeństwa klientów zawierających ubezpieczenia.
Poniżej – dla przypomnienia – zakres czynności agencyjnych.
Art. 4 (ustawy o dystrybucji ubezpieczeń)
1. Dystrybucja ubezpieczeń oznacza działalność wykonywaną wyłącznie przez dystrybutora ubezpieczeń polegającą na:
1) doradzaniu, proponowaniu lub wykonywaniu innych czynności przygotowawczych zmierzających do zawarcia umów ubezpieczenia lub umów gwarancji ubezpieczeniowych;
2) zawieraniu umów ubezpieczenia lub umów gwarancji ubezpieczeniowych w imieniu zakładu ubezpieczeń, w imieniu lub na rzecz klienta albo bezpośrednio przez zakład ubezpieczeń;
3) udzielaniu pomocy przez pośrednika ubezpieczeniowego w administrowaniu umowami ubezpieczenia lub umowami gwarancji ubezpieczeniowych i ich wykonywaniu, także w sprawach o odszkodowanie lub świadczenie.
2. Dystrybucja ubezpieczeń polega również na udzielaniu informacji dotyczących jednej lub większej liczby umów ubezpieczenia lub umów gwarancji ubezpieczeniowych na podstawie kryteriów wybranych przez klienta za pośrednictwem stron internetowych lub innych mediów oraz opracowywaniu rankingu produktów ubezpieczeniowych obejmującego porównanie cen i produktów lub składek z tytułu umowy ubezpieczenia lub umowy gwarancji ubezpieczeniowej, w przypadku gdy klient jest w stanie pośrednio lub bezpośrednio zawrzeć umowę ubezpieczenia lub umowę gwarancji ubezpieczeniowej za pośrednictwem stron internetowych lub innych mediów